PCのローカルHDD空き容量確保&ファイル整理法

古代エジプトの早逝したファラオの名前「ツタンカーメン」って、なんだか複数形っぽいですよね。英語ではないし、そもそも固有名詞ですけど(笑)。

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年度が変わりました。PC上やサーバ上のファイル整理大作戦！の時季です。ワタシの場合、月毎・四半期毎にもチマチマやっているのですが、どば～っ！とやるのは、やはり年度の変わり目ですね。

PCやMacのドライブは、総容量の2～3割は空いていないと、何かと不安です。当面不要なファイル(ユーザデータ)は、サーバや外部メディア(外付けHDDやDVD-R/BD-R)にガンガン逃がし、ローカルからはザクザク消してしまいます。私物PCでも仕事用でも、頻繁に見る必要があるファイルは直近の数ヶ月分だけということが多いのではないでしょうか。最終更新日から2～3年以上経つ古いファイルは、外部メディアのみで保管、PC本体は勿論サーバからも削除しても大抵問題ありません。ちなみにDVD-R/BD-Rは実質的な寿命は5年程度、長くてもせいぜい10年位なので、本当に重要なデータはサーバ上に永久保存とかもアリです(メディア寿命よりマシン更新時期の方が先に来るかも)。が、ココまでする必要のあるファイルはめったに無かったりします(企業の品質問題に関わるデータとかは要保存ですが、頻繁に使うサーバ上から余所の安全な場所に退避して貰っていて構わないことが多いでしょう)。

• クラウドサーバは実質的に容量無制限なんてコトもありますが、運用コスト等を考えると、古くて当面不要なデータは外部メディアに逃がす等、サーバ上からは消すに限ります。

これ位ローカルが空いていれば当面安心♪

手間のかからないファイル管理法(サーバでもバックアップメディアでも使える)：大分類で分けたフォルダの下に、年号をフォルダ名にして(項目がが多い場合はQ1～Q4とか月の2桁を付加することも)、ここにファイルを放り込んで行きます。サブフォルダの名前には品番や管理番号を使います。これ以上細かな分類はしません。「大分類\年号[+Q1～Q4]\YYMMDD-品番+品名」とかの名前でフォルダを作ります(YYMMDDは大抵はフォルダ作成日で済む筈です)。特別に顧客・件名別フォルダを作った場合も実体ファイルは上記フォルダに入れておき、顧客・件名別フォルダにはショートカットだけを置いておきます。これ、サーバ/外付けHDDをざっと見た時にファイル名順に表示するだけで日付順に並ぶのも良いです。後で検索するのも楽チンですよ～♪

• この整理方法、ファイルを共用する人からも割と好評です(1つの件名が長期にわたる場合は考えなきゃデスが、ISO9000等の品質管理システムとも相性が良いです)。でも時々、ワタシの作ったフォルダに違う名付けルールで勝手にフォルダ/ファイルを置く奴が出て来て、ついイラッとしてしまいます(Y、お前だ！/怒)。まだ修業が足らないな～ワタシ(寛容面・指導面両方で/笑)。

外部メディア(外付けHDDやDVD-R/BD-R)に逃がした場合、何処に何を入れたか一覧表を作っておいた方が便利ですが(DVD-R/BD-Rはメディアの数が多くなるので必須)、外付けHDDなら年別でドライブを分け(○○チーム：2013～2014年のファイルはこのドライブ！ みたいにして、容量が残っていても別用途には使わず保管する)、HDD本体に「○○チーム：2014～2015」等のラベルを貼って保管します(さらに重要なファイルは、2012～2013、2013～2014、2014～2015、…等と重複するようにバックアップして行くと、古いファイルは二重バックアップが出来て安心度もアップ♪)。

• チーム解散・プロジェクト終了(中止)等でメディアを処分する際には、情報セキュリティ上留意すべき点がありますが、今回のメインの話ではないので割愛。

以下余談。

• 昔のPCはASCII 8文字までとかファイル名の長さには制限がありましたが(年齢がバレますな/笑)、今ではファイルやフォルダの名前はかなり長く出来ます。でも、ファイルへのパスが長過ぎるとOS/ソフトが正常動作しなくなることがありますので、ダラダラと長いフォルダ名にしたり、フォルダのツリー構造をあまり深くするのも考え物ですが。
• 長すぎるパスの例(Win7/8/10)…「C:\Users\watashi\Desktop\フォルダ名をやたらと長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～くしてみる\子フォルダ名もやたらと長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～くしてみる\ファイル名もやたらと長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～くしてみる.txt」。
• ↑このコピーを同じフォルダに作ってみましょう(ファイルを選択後、コピー&ペースト(Ctrl+C、Ctrl+V)で簡単に出来ます)。
• コピーして出来たファイル…「C:\Users\watashi\Desktop\フォルダ名をやたらと長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～くしてみる\子フォルダ名もやたらと長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～くしてみる\ファイル名もやたらと長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～く長～くしてみる - コピー.txt」
• ↑あーら不思議、コピーされたファイル、削除することも名前を変えることも出来なくなります(親フォルダごと削除すれば良いのですが、エクスプローラーがコケることもあります←嘘だと思ったら試してみそ(個人の責任の範囲でお願いします)。マシンやドライブに問題が起きても当方は一切責任は取れませんのでソコんトコ4649予め御了解願います/笑)。また、最近のWindos/MacOS Xはある程度の長さのパスまでサポートしてくれますが、パスがトータルで半角255文字以下でないと動かないソフトも結構ありますので要注意です。
• この他、海外製のソフトの中には日本語(いわゆる2バイト文字)を使ったファイル名(パス名)が使えないこともあります。ファイル名自体はASCIIでもフォルダ名に日本語が含まれていてソフトが正常動作せずハマるなんてことも…(誰だ！ サーバ上のフォルダ名を勝手に日本語に変えた奴は！ Y、やっぱりお前か！/怒)。ソフト側もだいぶ改善されてきて、このテのトラブルは最近は少なくなりましたけどね。